Hot Desking: der immer neue Arbeitsplatz

Hot Desking hat nichts mit brennenden Schreibtischen oder hohen Temperaturen zu tun. Mitarbeiter:innen teilen sich im Unternehmen Arbeitsplätze und arbeiten immer wieder an anderen Schreibtischen. Wie beim Spiel „Reise nach Jerusalem“ stehen hierbei weniger Plätze als Menschen zur Verfügung. Einen festen persönlichen Schreibtisch gibt es nicht mehr. Mit den neuen flexiblen Arbeitsformen wie New Work und Mobile Working werden Hot Desking beziehungsweise Desk Sharing immer populärer. 

Das Arbeitsleben ist im Umbruch. Individuelle Arbeitszeitmodelle, agile Strukturen, Homeoffice … Der Büroalltag organisiert sich neu. Immer häufiger kommt es vor, dass Schreibtische in Unternehmen ungenutzt bleiben. Bedingt durch Teilzeitmodelle, Urlaub oder Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind.

Heute Paul, morgen Nina und übermorgen die neue Praktikantin aus New York. Nachbarschaft ist ein flexibler, dehnbarer Begriff im Desk Sharing Office. Denn im Gegensatz zum klassischen Büro hat man keinen fixen Arbeitsplatz, sondern schlägt dort seine temporären Zelte auf, wo gerade Platz ist. Neben einer hohen Flexibilität kann dieses Arbeitsplatzmodell die Kommunikation fördern und die Kreativität anregen.

Hot Desking ist aber kein Patentrezept für jeden Job und schon gar nicht für jedes Unternehmen. Es ist wichtig, dass die jeweilige zu verrichtende Tätigkeit mit wenig Papier und wenig Arbeitsutensilien verbunden ist und auf diese Weise Desk Sharing gestattet. Doch das wichtigste Kriterium ist, dass Desk Sharing Identität vermittelt und zur Unternehmenskultur passt.  

Flächen neu denken

Dabei geht es nicht nur darum, Fläche effizienter zu nutzen, sondern um die Veränderung der Bürofläche in Summe. Weniger Schreibtische im Büro bedeuten mehr Raum für andere Zonen. Wer Desk Sharing einführen will, ist gut beraten, sich die tägliche Employee Journey vor Augen zu führen und das alltägliche Ankommen zu vereinfachen. Wichtig ist, entsprechenden Stauraum für Arbeitsutensilien und persönliche Gegenstände einzuplanen, also eine persönliche „Homebase“ zu schaffen. Ein kleiner Container mit ein paar eigenen Dingen für den Schreibtisch macht aus dem anonymen Platz einen persönlichen.

Im Flex Office muss sich die Technik dem Menschen unterordnen zB Bürostühle, die sich automatisch auf den Nutzer einstellen, smarte Funktionen bei der die Anmeldung am PC mit der richtigen Höheneinstellung des Tisches verbunden wird. Licht mit Anwesenheitssensor, sodass die verwendeten Arbeitsplätze automatisch beleuchtet werden.

Wer also sein Büro neu organisieren will, verändert auch seine Arbeitskultur. Eine Auswahl an räumlichen Qualitäten sowie an informellen Besprechungsinseln ist zwingend nötig. Und zwar lieber von allem ein bisschen zu viel als zu wenig, denn schließlich sollte man den Mitarbeiter:innen so etwas wie ein gefühltes, emotionales Zuhause auf Zeit bieten. 

Bewegung im Unternehmen

Das Büro ist zum Ort der Begegnung und Kollaboration geworden, es dient der Ideenfindung und dem Austausch. Wer ins Büro kommt, will Begegnung und Aktivität. Desk Sharing bietet die Chance, an jedem Arbeitstag neue Kollegen am Nebentisch begrüßen zu dürfen. Sie bringen frischen Wind und stacheln die Kreativität an.

Aber Desk Sharing wird niemals die Allround-Lösung für alle sein, sondern eine spezielle Lösung für modern agierende Unternehmen bleiben. Richtig umgesetzt, ist Desk Sharing eine gute Lösung um auf die flexibler gewordene Arbeitswelt zu reagieren. 

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